La gestion d’équipe à distance en pleine crise du coronavirus

by Tomek Joos
La gestion d’équipe à distance en pleine crise du coronavirus

Le coronavirus frappe notre pays de plein fouet : les cafés et les restaurants ont fermé leurs portes, les activités sportives sont interdites, les événements ont été annulés… Mais le virus a aussi un impact dans la sphère professionnelle. Les autorités recommandent le télétravail dans la mesure du possible. De nombreuses entreprises doivent dès lors faire face à plusieurs défis. Et elles ne sont pas les seules. De nombreux pièges guettent aussi les dirigeants. Comment gérer votre équipe à distance ? Que faire pour que les membres de votre équipe, disséminés dans des endroits différents, travaillent de manière cohérente ?

1. Vive la technologie

La technologie facilite le travail à domicile. Bon nombre de travailleurs ont un ordinateur portable et en règle générale, les documents des entreprises sont enregistrés dans un cloud. Équipés d’une connexion internet, les collaborateurs peuvent consulter leurs fichiers n’importe où. Veillez dès lors à ce que chaque collaborateur dispose d’un ordinateur portable et ait accès aux systèmes, afin de pouvoir exécuter ses tâches de manière optimale à domicile.

Le partage des agendas entre collègues est également recommandé. Pensez à les mettre à jour le plus régulièrement possible. Chaque membre de l’équipe est ainsi informé des activités de ses collègues, ce qui permet d’éviter les appels et les e-mails à des moments inopportuns.

En votre qualité de dirigeant, vous vous devez de montrer l’exemple. Communiquez suffisamment et clairement avec vos collaborateurs. Tenez votre agenda à jour et partagez-le avec vos collègues.

2. Compréhension réciproque

Vu les différentes mesures imposées par le gouvernement, vous n’êtes certainement pas seul(e) chez vous. Tout comme vous, vos collègues ont probablement un colocataire, un conjoint ou des enfants. Chaque membre de l’équipe doit donc faire preuve de compréhension à l’égard de la situation des autres, car le risque qu’il y ait un bruit de fond est relativement élevé. Pour instaurer ce climat de compréhension, prévoyez une brève séance d’introduction dès le lancement du télétravail. Chacun est ainsi informé du lieu de travail de ses collègues et des problèmes auxquels ces derniers risquent d’être confrontés.

3. Communication fluide et transparente

La qualité de la communication est primordiale dans la gestion d’équipe à distance. Les outils de communication ne manquent pas : Google Hangouts, Slack, Skype for Business ou encore Microsoft Teams. Si votre entreprise ne dispose pas d’un logiciel de messagerie professionnel, c’est le moment d’en prévoir un. Vos collaborateurs pourront ainsi aisément et rapidement poser des questions à leurs collègues. La messagerie instantanée est souvent plus rapide que les e-mails ou le téléphone. Pensez à aider vos collègues moins habitués à utiliser ces modes de communication.

Vérifiez aussi si votre message passe bien. Demandez à vos collègues s’ils comprennent votre propos et résumez ensemble ce que disent les autres. En posant des questions axées davantage sur le processus que sur son contenu, vous vous assurez que tous vos collaborateurs soient sur la même longueur d’onde et vous évitez les malentendus.

4. Gestion de l’équipe

Dans un premier temps, n’hésitez pas à prendre un peu plus les choses en main. Donnez des directives claires à vos collaborateurs afin qu’ils sachent ce que vous attendez d’eux. Contrôlez régulièrement si tout se passe bien, afin d’éviter qu’un collaborateur n’exécute pas bien une tâche pendant plusieurs jours. Par la suite, lorsque tout est bien clair, vous pouvez lâcher un peu plus de lest.

Vous craignez que vos collaborateurs ne soient pas suffisamment concentrés en raison de la présence de leurs enfants ou des tâches ménagères à effectuer ? Au bureau, vous ne savez pas non plus toujours si vos collègues font bien ce qu’ils sont censés faire. La présence physique n’est pas un gage de productivité.

5. Coup de pouce

L’impossibilité de se réunir physiquement compromet certains projets et certaines réunions. Une réunion de brainstorming par téléphone ou vidéoconférence n’est pas toujours pratique.

En tant que chef d’équipe, votre rôle est d’aider vos collaborateurs. Concertez-vous brièvement sur les priorités et sur la manière de résoudre au mieux les problèmes pratiques.

6. Disponibilité pour les questions

Le responsable d’une équipe se doit d’être disponible pour répondre aux questions. Au bureau, les collègues n’hésitent pas à passer vous voir pour vous demander quelque chose. Mais dans le cadre du télétravail, il est impossible de savoir si un une personne est très occupée et les collaborateurs hésitent dès lors à appeler un collègue, car ils ne veulent pas le déranger à un moment inopportun.

Si vous communiquez clairement, vos collaborateurs hésiteront beaucoup moins à vous contacter. Vos collègues doivent également connaître le meilleur moyen de vous joindre. Par e-mail ? Par téléphone… ? Enfin, indiquez également dans votre agenda quand vous êtes disponible.

7. Conversation informelle

Le contact social entre collègues est important, même à distance. Organisez de temps en temps un appel vidéo avec les membres de votre équipe. Chacun saura ainsi ce que font les autres, quels sont leurs projets, s’il est possible d’aider quelqu’un…

N’oubliez pas non plus de prendre des nouvelles de tous vos collaborateurs, indépendamment de l’aspect professionnel. Les collaborateurs se sentiront valorisés en tant que personne, ce qui contribuera à la cohésion de groupe. De plus, vous serez plus rapidement informé(e) si un collaborateur est contaminé par le coronavirus. Ce n’est bien sûr pas la même chose que se retrouver autour de la machine à café ou de la fontaine à eau, mais cela permet malgré tout d’avoir une agréable discussion entre collègues.

Bron: MT.be

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