Le business case parfait en 8 étapes

by Gude Verhaert

L’élaboration d’un business case peut sembler une tâche stressante. Néanmoins, cela ne doit pas nécessairement être le cas. Au contraire, un business case est une motivation à entreprendre quelque chose. Il étaye les raisons pour lesquelles votre entreprise doit s’engager dans un projet spécifique ou encourir une dépense particulière. Cette analyse prend souvent la forme d’un fichier PDF ou imprimé mais peut aussi être élaborée comme une présentation ou une vidéo.

 

Un business case ne doit pas non plus tout aborder pour être convaincant, tant qu’il se concentre sur les éléments essentiels qui constituent un bon business case. Vous trouverez ci-dessous 8 étapes pour y parvenir.

 

1. L’introduction : sur quoi porte votre « case » ?

Cette partie de votre « case », aussi appelée la motivation ou la problématique, est la raison pour laquelle vous soumettez cette proposition. Le message doit être clair.

Exemple :

Le fait que notre budget marketing ne prévoie pas des fonds suffisants pour la production vidéo a des conséquences pour notre entreprise. Il est plus facile pour nous de comprendre nos logiciels par l’intermédiaire d’une démonstration en direct, par exemple sous la forme d’une animation vidéo. Cela influe également sur nos clients, qui peuvent être en pleine confusion ou n’osent pas investir dans nos logiciels parce qu’ils ne se sont pas encore suffisamment plongés dans notre produit.

 

2. Donnez des options : solutions possibles

Fournissez aux parties prenantes quelques options pour répondre au besoin mentionné. Vous trouverez ci-dessous un exemple de solutions possibles pour notre « case » sur la production vidéo :

Nous pouvons ajuster notre budget marketing : si nous libérons des postes de notre budget pour le placement d’annonces publicitaires, l’affiliate marketing et les services de conseils SEO, nous disposerons de davantage de fonds pour la production vidéo au prochain trimestre.

 

3. Énumérez les avantages : quantitatifs et qualitatifs

Il s’agit de la situation précise. Quels résultats positifs pouvons-nous attendre ?

Aspects quantitatifs : Augmenter d’une minute complète ou plus le temps moyen que les visiteurs passent sur notre page « À propos de nous », augmenter de 60 % la fréquence des clics vers notre page de vente, accroître de 40 % le chiffre total au cours du trimestre suivant la publication vidéo.

Aspects qualitatifs : Aider le client à mieux comprendre notre produit. Améliorer la perception qu’a notre client du professionnalisme et de la fiabilité de notre secteur.

 

4. Vision perspective : détermination des risques et description du projet

À quelle échelle ce projet sera-t-il appliqué ? Et quels risques pouvons-nous évaluer ?

  • Quel sera l’objectif principal ?
  • De combien de temps aurons-nous besoin pour réaliser cet objectif ?
  • Quelles mesures sont nécessaires pour atteindre cet objectif ? Quelles mesures ne sont pas nécessaires ?

Notre objectif principal consiste à créer une animation vidéo qui fait la démonstration de notre logiciel et fournit des explications supplémentaires à son sujet.

Ce projet débute par la rédaction d’un script et des plans expliquant quelles scènes apparaîtront dans la vidéo. Ensuite seulement, la création effective de la vidéo sera effectuée, produite en interne ou sous-traitée à une entreprise de production vidéo.

Dans une dernière phase, l’approbation des parties prenantes est demandée et la vidéo est publiée sur notre site web.

Lorsque nous évoquons les risques, nous nous posons les questions suivantes :

  • Quels risques logiques sont liés à ce projet ?
  • Quels risques moins logiques, comme les coûts d’opportunité, pouvons-nous prévoir ?
  • Pourquoi prendrions-nous ces risques ? Les avantages compensent-ils les coûts ? Quels avantages immatériels pouvons-nous attendre ?

Un risque que nous prenons se base sur le fait qu’une démonstration vidéo fera en sorte que des visiteurs restent plus longtemps sur notre site web. Ce n’est toutefois qu’une supposition.

Si nous ne lançons pas ce projet, nous courons le risque de perdre davantage de clients pour la seule raison qu’ils ne comprennent pas suffisamment notre produit avant de l’acheter.

 

5. Budget : estimation et collecte de fonds

Faites une estimation des fonds et des heures de travail qui sont nécessaires pour accomplir le travail. C’est aussi le moment idéal pour indiquer la provenance de l’investissement. L’investissement sera-t-il sollicité, emprunté, donné ou libéré ailleurs dans le budget de l’entreprise ?

 

6. Exposé : plan de projet

Établissez un plan de projet provisoire. Comment le projet sera-t-il réalisé ? Cette partie du business case nécessite beaucoup de travail. Il peut s’agir de l’une des étapes majeures.

Définissez d’abord les grandes lignes du plan de projet. Cela englobe :

  • Objectifs — une formulation plus détaillée des objectifs
  • Échelle — approfondissez les limites prévues du projet
  • Liste des tâches et étapes importantes — comment les tâches sont-elles groupées et quand demander à l’équipe une mise à jour concernant les avancées
  • Systèmes de communication — comment les informations seront échangées entre les membres de l’équipe
  • Travail et retard — les personnes derrière le projet et les heures de travail nécessaires
  • Résultats — résultats matériels ; le produit final et la mesure de son succès
  • Planning — délai prévu pour ce projet
  • Budget — une estimation des coûts

 

7. Résumez : la synthèse managériale

Une synthèse managériale est tout simplement un résumé d’une page de tout ce qui a été développé jusqu’à présent. La façon la plus simple de procéder, selon Entrepreneur.com, est de fournir une synthèse rapide :

  • Du problème
  • De la solution
  • Des coûts
  • Du rendement potentiel
  • Des délais
  • Des personnes impliquées

Visez une moyenne d’une phrase par partie d’énumération suscitée.

 

8. Il est temps de briller

  • Utilisez le support adéquat— Allez-vous utiliser des slides ? Des infographies ? Ou d’autres moyens de communication visuels ?
  • Accordez la priorité au besoin— Et insistez sur ce besoin. Demandez-vous quel est le besoin principal. Examinez à nouveau chaque partie de votre « case » et faites régulièrement référence à ce besoin.
  • Préparez-vous à répondre aux questions— Préparez-vous aux objections. Préparez des questions possibles et mettez en pratique quelques réponses possibles afin de vous défendre pendant l’elevator pitch. Pour référence, gardez quelques chiffres et statistiques à portée de main.
  • Racontez une histoire — Les faits et les chiffres sont importants. Mais ce qui attirera réellement l’attention de votre public sur le plan émotionnel, c’est de raconter une histoire. Racontez une histoire et soulignez le besoin dans votre présentation en renvoyant au feed-back de clients. Lorsque vous proposez la solution, vous pouvez raconter une nouvelle histoire : une prévision de la situation une fois votre solution mise en œuvre.

Rachel a visité notre site web, à la recherche d’un nouveau logiciel de gestion de projets. Elle n’avait aucune idée préconçue mais après 3 minutes de navigation sur le site, elle n’avait pas encore compris avec certitude ce que faisait notre logiciel. Elle est partie et n’est plus jamais revenue.

Et si nous pouvions convaincre Rachel de revenir ? Qu’en serait-il si nous pouvions lui montrer une courte vidéo lui expliquant le fonctionnement précis de notre logiciel ? Elle resterait plus longtemps sur notre site web. Et nous pourrions peut-être la récupérer.

 

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